Налоги на сотрудников и офицеров стартапа: что нужно знать?

Описание: Узнайте все о налогах на сотрудников и управляющих стартапа: федеральные и штатные налоги, основные формы для подачи, сроки и полезные инструменты, такие как Gusto и Rippling, для упрощения управления налогами.

Когда ваш стартап начинает масштабироваться, одним из важных аспектов становится управление налогами на сотрудников, а также правильная подача отчетов по заработной плате. Важно учитывать как федеральные, так и местные (штатные) налоги, а также особенности налогового учета для офицеров корпорации, таких как CEO или CFO, которые не всегда считаются сотрудниками. В этой статье мы разберем основные формы для подачи, отличия налогов на сотрудников и офицеров, а также инструменты, которые помогут упростить процесс.

Офицеры корпорации: кто они и как облагаются налогами?

Офицеры корпорации (например, генеральный директор, главный финансовый директор) могут не считаться сотрудниками на начальных этапах работы стартапа. Особенно если у компании нет сотрудников и она работает в "bootstrap" режиме, то офицеры могут выполнять работу без фиксированной зарплаты, а их доход может поступать через дивиденды или в форме компенсаций по контракту.

Важное отличие: если офицеры получают зарплату, они облагаются налогами как сотрудники (W-2), но если их оплата происходит через распределение дивидендов или вознаграждений, они могут подпадать под другие формы, такие как 1099 (для подрядчиков).

Федеральные и штатные налоги

Федеральные налоги: Все компании в США, включая стартапы, должны подавать отчеты по федеральным налогам. Для сотрудников подаются формы W-2, а для независимых подрядчиков — формы 1099. В зависимости от вашей деятельности вам могут понадобиться следующие формы:

Форма 941 — ежеквартальный отчет по федеральным налогам на зарплату, включая удержания по федеральному подоходному налогу, Social Security и Medicare.
Форма 940 — годовой отчет по налогу на безработицу (FUTA), который выплачивается работодателями.

Штатные налоги: Помимо федеральных налогов, вы также должны платить налоги в том штате, где зарегистрирована ваша компания или в тех штатах, где вы ведете деятельность. Например, в Делавэре, где большинство стартапов регистрируется, необходимо оплачивать Franchise Tax — ежегодный налог для поддержания юридического статуса компании. Штатные налоги включают налоги на зарплату сотрудников, а также налог на безработицу (SUTA).

Формы и сроки подачи для сотрудников

W-2 — форма для сотрудников, отражающая их заработок и удержанные налоги. Она должна быть отправлена сотрудникам до 31 января.
1099 — форма для подрядчиков, отражающая их доход без удержанных налогов. Также должна быть отправлена до 31 января.
941 — форма для отчета о федеральных налогах на зарплату, подается ежеквартально.
940 — форма для расчета FUTA, подается ежегодно.

Важно: Подача этих форм является обязательной, и несвоевременная подача может привести к штрафам.

Инструменты для управления налогами

Для стартапов существует множество инструментов, которые помогают автоматизировать управление налогами на сотрудников. Вот несколько популярных решений:

Gusto — один из самых популярных сервисов для автоматизации зарплат и налогов. Он автоматически подает W-2, 1099 и формы 941, 940, что значительно облегчает жизнь стартапам.
Justworks — платформа для управления налогами, льготами и зарплатой, идеально подходящая для стартапов.
Rippling — универсальный инструмент для управления не только налогами, но и другими HR-функциями, включая отслеживание времени и расчет заработной платы.
TaxBandits — это инструмент, позволяющий подавать формы 941, 940 и 1099 напрямую в IRS. Если вы предпочитаете самостоятельно подавать отчеты, этот инструмент может помочь с автоматизацией подачи форм.

Заключение

Налоги на сотрудников и офицеров корпорации могут казаться сложными, но с правильными инструментами и пониманием сроков подачи форм это становится гораздо проще. Убедитесь, что вы разбираетесь в федеральных и штатных налогах, и не забывайте о форме W-2 для сотрудников и форме 1099 для подрядчиков.